公務員の仕事術 その５〜 最初に集めないことの危険と無駄

抱えている仕事を、

「ToDoリスト」として書いておく人は多いでしょう。

とても賢明です。

ただし、そのToDoリストは、

いろいろな場所に散らばっていることも、

また多いと思います。

スケジュール手帳、デスクトップ、デスクマット、手の甲、書類置き・・・。

付箋紙や書き込んだ「ToDoリスト」が、

いろいろなところにありますね。

僕も以前は、あらゆるところに付箋だらけの状態でした。

このようにToDoリストがバラバラな位置に置かれている状態だと、

優先順位を検討する時に、

検討対象から漏れるToDoがどうしても出てきてしまいます。

８０％の把握で決めた優先順位は、

あくまで８０％の中での優先順位です。

残り２０％の中に、

超最優先のタスクが残っているかもしれませんよね。

だから、抱えているすべてのToDoリストを

まず集めてからでないと、

正しい優先順位が決められません。

集める中には、ToDoリストになる前の、

ただの情報・ただの書類でしかないもの

もたくさんあります。

これから、ToDoリストになるのか、

ゴミ箱にいくのか、

ファイルに綴じられるのか、

カレンダーに書いて終わりなのか、

そういうことが、まだ未判断の情報・書類もあります。

それらもやはり、

まず「集める」ことで分かるものです。

今後、やるべきものなのか、

保存しておけばいいものなのか、

上司に確認しないといけないことなのか、

捨てちゃっていいものなのか。

それらが未判断であることが、

もっとも問題になるのです。

どのような問題かというと、

・ほうっておくことで、市民や業者さんに迷惑がかかってしまう、やらなければいけない業務が隠れている可能性があること。

これはいけませんよね。かなりダメです。

そして、

・なんの判断もせずに、とりあえず置いておいたがために、ずっとなんとなく気になっている。時間やエネルギーの無駄遣いをしている可能性があること。

これらの問題を防ぐためにも、

まず第一フェーズとして、

すべてを集める、というステップが大事なのです。