タスクリストのメンテナンス（オープンリスト）

タスクリストのメンテナンスは、

これから手を付けるものの優先順位を大きく左右するので、

とても大事な作業になります。

僕の場合は、

大きく分けて、２つのタスクリストがあります。

一つは、「どんどんタスクを追加していくリスト」です。

膨大な量になっていきます。

もう一つは、「今日やることリスト」です。

1日でできる範囲に限られます。

今回、この記事で書きたいのは、

最初の「どんどんタスクを追加していくリスト」です。

オープンリスト 

タスクというのは、際限なく湧いてくるものです。

とても覚えきれません。

でも、忘れ去ってしまっていいものでもありません。

だから、タスクを書いておきます。

書いておけば、忘れることはあっても、

この世から消え去ることはありません。

別の表現をすれば、

頭からすっかり忘れてしまうために、

リストに書いておく。

とも言えます。

この「どんどんタスクを追加していくリスト」は、

オープンリストと呼ばれます。

オープンに開いていて、いつでもタスクが入ってこれるからです。

 来るもの拒まずです。多様性です。

 優先順位をつける

オープンリストを使うための肝は、

優先順位をつけておくことにあります。

少なくとも、

３段階の優先順位をつけておく必要があります。

オープンリストには、どんどんタスクが追加されるので、

とても膨大な量になります。

そのままでは、見るのも嫌になる、ただの文字列になってしまいます。

そのような腐れものにするのではなく、

「大事な仕事の行動リスト」にするためには、

優先順位をつけておくのです。

優先順位は、状況によって変わるものなので、

アナログツールでは、変化に対応しにくいですね。

Excelなどのデジタルツールにタスクを書いておく方が、

優先順位の変化に対応しやすいです。

例えば、僕の使っているオープンリストは、

こんな感じです。

１～４段階の優先順位をつけています。

状況によって優先順位が変わる場合は、

一番左の欄の数字を変えます。

そして、Excelの標準機能である「並び替え」をするだけで、

優先順位ごとに並び替えてくれます。

助かりますね。

実際は、４００～５００個のタスクが並んでいて、

どのタスクも覚えているわけではないですが、

いつでもスタンバイしてくれています。

オープンリストのメンテナンス 

毎週金曜日に、

このオープンリストを見直して、

優先順位もつけなおして、

メンテナンスしています。

そうすることで、

たくさんのやること、やりたいことのなかで、

優先順位の高いものは、なんだろうか？

という問いに、すぐに答えることができるのです。

公務員の仕事、やり漏らしや遅れなどがあったら、

市民の方々に迷惑をかけてしまいますし、

行政の運営に支障が出ることもあります。

限られた一日を、優先順位の高いものに確実に充てていくためには、

優先順位をはっきりさせておきましょうね。