返事待ちのタスクはコスパが悪いので、別シートで管理する

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ToDoリストは、いくつかにカテゴリー化すると、大変使いやすくなります。

すでに記事でご紹介したのは、

の４つです。

今回はそのうち、返事待ちリストについて書きたいと思います。

私たちの業務は、自分だけで完結する仕事は、ほぼありません。

誰かから仕事をもらい、誰かへ確認し、依頼し、誰かへ受け渡すものばかりです。

そのため、仕事を投げた相手からの返事を待っているタスク、リアクション待ちのタスクは、どうしても発生することになります。

そのような、「返事を待っている状態のタスク」は、

コスパの悪いタスクです。

なぜって、返事を待つだけなので、自分で何ができるわけではありません。

自分で進めたくても、進められません。

でも、忘れてしまうと大変困ったことになります。

かといって、常に頭の片隅に置いておくのも、ワーキングメモリーの無駄遣い。

いや、覚えておくことは不可能と言っていいでしょう。

こういう時は、

返事待ちリスト

を作るのが、正解なのです。

画像に載せたとおり、私のある日の返事待ちリストは、12件でした。

とうてい覚えていられる数ではありません。

さらに言うと、

返事待ちリストに、タスクを書くだけで終わってしまっては、

忘れ去っているのと同じです。

私は、毎日一回、返事待ちリストを一回見るようにしています。

始業してすぐです。

返事待ちリストの中に、

起案の決裁待ちタスクがあれば、起案システムをのぞきにいきます。

依頼した質問の回答が遅ければ、催促の電話を入れるかどうか決めます。

そのように「今日やることリスト」（メインリスト）へ反映させていきます。

1日に、一回だけ見れば、あとはもう忘れてしまって大丈夫です。

明日、どうせまた見ますから。

・

返事待ちリストは、私のようにExcelで作ってもいいですし、

紙や付箋紙で作ってもいいです。

返事待ちリストというカテゴリーのToDoリストを作ってみてくださいね。

公務員のタスクマネジメント推進室